A könyvelés a vállalkozások pénzügyi stabilitásának alappillére, ezért kiemelten fontos, hogy ezen a területen minden megfelelően működjön. Ennek ellenére számos cégvezető hajlamos megfeledkezni arról, hogy időnként szükség lehet a könyvelői szolgáltatások felülvizsgálatára, sőt akár a könyvelőváltás is szükségessé válhat.
Bármely vállalkozás esetén felmerülhet egy olyan pillanat, amikor úgy érzi, hogy pénzügyei nincsenek teljes biztonságban, vagy éppen a pénzügyi folyamatok átláthatóságának és kontrolljának javítására van szükség. A könyvelőváltás gondolata és folyamata, – bár elsőre ijesztőnek tűnhet – valójában egy fontos lépés a cég működésének optimalizálása érdekében.
Ebben a blogbejegyzésben megmutatjuk, mikor indokolt a könyvelőváltás, mik lehetnek az elhatározás mögött álló főbb indokok, valamint praktikus tanácsokat fogalmazunk meg, amelyek megkönnyíthetik a folyamatot.
A könyvelőváltás alapkérdése, hogy milyen esetekben lehet érdemes váltanunk. Ha a vállalkozásunk esetén találkoztunk már az alábbi problémák valamelyikével, esetleg párhuzamosan egyszerre több nehézség is felmerült, mindenképpen érdemes elgondolkodnunk a váltáson.
1., Rendszeres könyvelési hibák és határidők elmulasztása:
Ha a könyvelő gyakran téved, elrontja az adóbevallásokat, vagy nem tartja be a határidőket, az nemcsak pénzügyi következményekkel járhat, hanem a vállalkozás hírnevét is veszélyezteti. Az ilyen jellegű hibák hosszú távon súlyos károkat okozhatnak, ezért érdemes időben lépni.
2., Kommunikációs problémák és lassú reakcióidő:
Egy jó könyvelőnek elérhetőnek kell lennie, és tudnia kell proaktívan kezelni a felmerülő pénzügyi kérdéseket. Ha azt tapasztaljuk, hogy a könyvelőnk nem reagál időben a kérdéseinkre, vagy nem nyújt megfelelő tanácsokat, az komoly akadály lehet a cégünk zavartalan működésében.
3., Pénzügyi átláthatóság hiánya:
A vállalkozás pénzügyeiről átlátható és érthető jelentésekre van szükség. Ha nem látjuk tisztán a pénzügyi folyamatokat, vagy úgy érezzük, nincs megfelelő rálátása a cég helyzetére, az a könyvelői szolgáltatás minőségének hiányosságára utalhat.
4., Elégedetlenség a nyújtott szolgáltatásokkal:
Sok esetben a cégvezetők belső elégedetlenséget éreznek, mert nem kapják meg azt a szintű szolgáltatást, amit elvárnának, hiszen sok esetben egy nem megfelelő könyvelő is gátat tud szabni a vállalkozás fejlődésének. Ilyenkor egy könyvelői felülvizsgálat segíthet tisztázni, hogy érdemes-e váltani.
5., Elavult munkamódszerek és technológiák használata:
A digitalizáció korában a modern könyvelési megoldások alapvetőek. Ha könyvelője papíralapon kéri a számlákat és bankszámlakivonatokat, vagy elavult szoftvereket használ, itt az ideje egy korszerűbb megoldásokat kínáló könyvelőt vagy irodát keresnünk.
A könyvelési hibák veszélyei: Miért fontos időben felismerni a problémákat?
A könyvelési hibák komoly pénzügyi és működési következményekkel járhatnak a vállalkozások számára. Az alábbi problémák gyakran előfordulhatnak egy rosszul végzett könyvelés esetén:
Adóbírságok kockázata:
Az adóbevallások hibái és határidők elmulasztása jelentős bírságokat vonhat maga után. Ezek nemcsak a vállalkozás pénzügyi tartalékjait terhelik, hanem a cég hitelességét is csorbíthatják a hatóságok előtt.
Pontatlan pénzügyi jelentések:
A pénzügyi helyzet átláthatóságának hiánya torz döntéseket eredményezhet. A hibás adatok miatt a cégvezetés számára nehézséget okozhat a vállalkozás valódi állapotának felmérése, ami akadályozhatja a stratégiai tervezést.
A vállalkozás pénzügyi helyzetének torzítása:
Egy hibás könyvelési rendszer hosszú távon megbontja a vállalkozás stabilitását, ami csökkentheti a befektetők és partnerek bizalmát. Ez különösen veszélyes lehet, ha a cég további növekedést tervez.
Egy rossz könyvelő által okozott hibák általában halmozódnak, így minél tovább maradnak észrevétlenek, annál nehezebb és költségesebb lesz a helyreállításuk. Ezért kiemelten fontos időben felismerni a problémák jeleit és megtenni a szükséges lépéseket a könyvelési szolgáltatások felülvizsgálatához, hiszen a megelőzés kisebb költségekkel és kevesebb kockázattal jár, mint a hibák kijavítása.
Hogyan találjunk jó könyvelőt?
Az új könyvelő kiválasztása a vállalkozás pénzügyi stabilitása szempontjából kulcsfontosságú döntés. Egy rossz könyvelő által okozott problémák elkerülhetők, ha alaposan felkészülve és tudatosan hozza meg ezt a választást. Mai bejegyzésünkben három szempontot szeretnénk kiemelni, melyek a pénzügyi átláthatóság, a rugalmasság és a tanácsadás biztosítása. Az új könyvelő képes legyen átlátható pénzügyi jelentéseket nyújtani, gyors és hatékony megoldást találni a felmerülő kérdésekre, könyvelői feladatai mellett pedig tanácsokkal is tudnia kell minket ellátni annak érdekében, hogy a vállalkozás pénzügyi stratégiája folyamatosan képes legyen a fejlődésre.
Összefoglalva elmondható, hogy a könyvelőváltás nem csupán egy szükséges lépés lehet, hanem egy lehetőség is a fejlődésre. Ha úgy érzi, hogy jelenlegi könyvelője nem teljesíti az elvárásokat, vagy nem biztosítja a vállalkozás pénzügyeinek átláthatóságát, ne halogassa a döntést.
Egy új, megfelelő könyvelő kiválasztásával megalapozhatja a vállalkozása pénzügyi biztonságát, és támogathatja a hosszú távú növekedést. Ez a lépés nemcsak a jelenlegi problémák megoldásában segíthet, hanem hozzájárulhat ahhoz is, hogy vállalkozása magabiztosan nézzen szembe a jövő kihívásaival.
Ha könyvelőváltáson gondolkodik bátran számíthat a Contsoft SSC Kft. munkatársaira. Vállalatunk fő tevékenységi köre a számviteli és az adótanácsadói terület, valamint az üzleti tanácsadás. Képzett szakembereink évek óta aktívan dolgoznak a könyvelés, az adózás, pénzügy és számvitel területén, ahol magas színvonalú gyakorlattal rendelkeznek.