Napjainkra az online vásárlás már teljesen meghatározóvá vált, rengetegen intézzük a kisebb-nagyobb vásárlásainkat az interneten keresztül, legyen szó ruhákról, elektronikai eszközökről, vagy akár egy nagybevásárlásról. Ennek következtében egyre több cég teszi át vállalkozását az online térbe is. Mai blogcikkünkben arra keressük a választ, hogy miben különbözik egy webshop könyvelése a hagyományos könyveléstől, illetve milyen területekre kell különös figyelmet fordítani.
Ha webáruház indítására adjuk a fejünket érdemes mélyebben informálódni a könyvelést és a pénzügyet illetően, mivel egyes elemeiben eltér a hagyományos könyveléstől. Mindenek előtt fontos tisztában lennünk egy webshop indításának költségeivel, hiszen a kezdeti kiadásaink igen magasak lehetnek, nem beszélve a weboldal folyamatos karbantartásáról és aktualizálásáról.
Webshopindítás költségei
- Webshopmotor költsége: ez lehet saját fejlesztés, bérelt, vagy nyílt forráskódú webshopmotor is
- Domainvásárlás: el kell dönteni azt is, hogy magyar vagy nemzetközi piacra célzunk, azaz .hu, vagy .com végződést használunk
- SSL-tanúsítvány: elengedhetetlen annak érdekében, hogy a vásárlói fizetések titkosítottan menjenek végbe, ne férjen hozzá az adatokhoz semmilyen harmadik fél
- Tárhelyvásárlás: a gyorsaság miatt nem mindegy, milyen tárhelyet vásárolunk, így nem éri meg spórolni
- Számlaképesség: bár egy már működő vállalkozásnál a számlaképesség adott, ha új belépő vagy, akkor vállalkozásra is szükség lesz az induláshoz
- Pénzügyi partner: ezalatt a különböző fizetési módok szolgáltatói értendőek, akik segítségével megvalósulhat a fizetés (pl.: Apple Pay, Google Pay, PayPal, Simple, stb.)
Webshop üzemeltetésének költségei:
- Készletek: működő vállalkozások esetén ez adott lehet, azonban minden esetben érdemes felkészülni arra, hogy az online térben több emberhez érhetünk el, így gondoskodnunk kell a várható magasabb nyitókészletről, valamint a folyamatos pótlásról is
- Raktározás és logisztika
- Pénzügyi tranzakciók díja: általában a pénzügyi partnerek valamilyen díj ellenében végzik el az online fizetést
- Jogi és könyvelési kiadások
- Fejlesztés és karbantartás: ahogy növekedik a webáruház, úgy lesz szüksége folyamatos fejlesztésre, valamint a készletek bővítésére a honlapon
- Ügyfélszolgálat: biztosítanunk kell az ügyfélszolgálatot a vásárlói panaszok, észrevételek kezelése érdekében (ez végbemehet online, vagy telefonos formában is)
Miben tér el a webáruház könyvelése a hagyományostól?
Az első eltérés, hogy a webáruházakban történő vásárlások esetén minden tranzakcióról kötelező számlát kiállítani. Ez általában elektronikus formában valósul meg, azonban a kiszállítás végeztével szükség van egy összesítő dokumentumra (legyen ez egy szállítólevél, vagy a számla, esetleg annak másolata).
Ezen felül fontos még kiemelni a szállítási díjakat, ugyanis a szállítási díj áfájára rékerül a termék áfakulcsa. Hazánkban a legtöbb esetben 27% áfa kerül felszámolásra, azonban vannak olyan tételek (például könyvek, újságok, vagy egyes élelmiszerek) amelyek alacsonyabb áfa kulccsal dolgoznak. A szállítási díj esetén a rendelést tartalmazó termékek közül a legmagasabb áfakulccsal rendelkezőt vesszük figyelembe. A szállítási díj nem összekeverendő a szállítási költséggel, hiszen míg előbbit a vevő fizeti ki nekünk, az utóbbit mi vagyunk kötelesek megfizetni a szállítást végző vállalkozásnak.
Milyen szabályoknak kell megfelelnie egy webshopnak?
Számlaképesség:
A webáruház indításához egyéni vállalkozás, vagy céges forma megléte szükséges. Tehát vállalkozási forma és adózási forma kell ahhoz, hogy webshopot indíthassunk.
Magánszemélyként az online piactereken 600 000 Ft-ig adómentes a kereskedő, így ezt mindenképp figyelembe kell venni.
Engedélyek:
A hatóságok felé be kell jelentenünk a tevékenységi körünket, (4791 TEÁOR – Csomagküldő internetes kiskereskedelem) a csomagolást, az adatkezelést, valamint a tevékenységet székhely szerint is meg kell adnunk.
Adatkezelés:
Ha a vásárlók adatait direkt marketingre, nyereményjátékra is felhasználjuk, vagy hírlevelet küldünk számukra, akkor nyilvántartási számra is szükségünk lesz. Amennyiben viszont adatokat tárolunk a vásárlókról, vagy ők maguk személyes adataikkal regisztrálnak a webshopba nem lesz szükség nyilvántartási számra.
Adatok feltüntetése:
A webáruház indítása kapcsán az alábbi adatokat kell feltüntetnünk cégünkről:
- Név, vagy cégnév
- Kapcsolattartó neve
- Elérhetőségek feltüntetése – e-mail cím, telefonszám, cím, stb.
- Vállalkozói igazolvány száma, adószám, vagy a cégjegyzékszám
- Adatvédelmi Tájékoztató és Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF).
Továbbá fel kell tüntetni a vásárlót érintő jogi információkat is:
- Fizetési lehetőségek
- Kézbesítés módja
- Elállási jog
- Garancia, szavatosság, jótállás részletei
- Adatvédelem
- Megrendelés utáni visszaigazolás kötelezettsége
- Megrendelés előtti tájékoztatás
Végül a termékkel kapcsolatos adatokat is meg kell jeleníteni, itt a termék nevét, leírását és árát kell feltüntetnünk.
Az online könyvelés előnyei
Az online könyvelés számos előnnyel jár, amelyeket egyre több vállalkozás ismer fel és használ ki a mindennapokban, függetlenül attól, hogy végeznek-e online értékesítést. Az egyik legnagyobb előnye az automatizálás, amelynek köszönhetően jelentősen csökken a számviteli hibák és elgépelések kockázata. Az automatikus adatfeldolgozás révén a könyvelési feladatok gyorsabban és pontosabban végezhetők el, ami különösen fontos nagy mennyiségű számla esetén.
Az online könyvelés emellett jelentősen csökkenti az adminisztráció terhét is. A papíralapú dokumentumok kezelése helyett minden adat digitálisan elérhető és könnyen visszakereshető. Az e-számlák előnye, hogy a könyvelő számára is bármikor hozzáférhetők, így nincs szükség a papírok rendszerezésére és tárolására.
Egy webáruház esetében különösen nagy előnyt jelent, hogy az e-számlákat nem kell egyesével rögzíteni. Ahogy a számlák száma növekszik, az online könyvelési rendszer hatékonysága még inkább megmutatkozik: a könyvelési időigény nem nő arányosan a forgalommal, így az automatizálás révén a könyvelés költsége is kedvezőbbé válhat.
Az online könyvelés tehát nem csupán modernizálja a könyvelési folyamatokat, hanem jelentős idő- és költségmegtakarítást is eredményez. Ha webáruházat üzemeltetsz, vagy csak szeretnéd hatékonyabbá tenni vállalkozásod pénzügyeit, érdemes elgondolkodni a digitalizáció nyújtotta lehetőségeken. Ha segítségre van szükséged bátran számíthatsz a ContSoft SSC szakértő munkatársaira!