Előző blogcikkünkben összegyűjtöttük azokat a figyelmeztető jeleket, melyek arra utalhatnak, hogy itt az ideje elgondolkodni a könyvelőváltáson. A mai napon a könyvelőváltás folyamatán lesz a hangsúly, hogyan érdemes hozzáfogni, melyek azok a lépések, amelyekkel megkönnyíthető ez a bonyolultnak tűnő művelet.
A könyvelőváltás – bár sok esetben egy nehéz és bonyolult folyamatnak tűnik – sok esetben elengedhetetlen a vállalkozásunk megfelelő működéséhez és fejlődéséhez, hiszen nem egyszer találkoztunk már olyan vállalkozással, ahol a nem megfelelő könyvelőn múlt az előrelépés.
0. Lépés
Mint a legtöbb folyamat esetén az üzleti életben, ebben az esetben is a legelső lépés nem más, mint a tervezés. Alapvetően elmondható, hogy bár a könyvelő váltás folyamata nem bonyolult, de mindenképpen kellő körültekintést igényel, így elengedhetetlen a jelenlegi könyvelési helyzet felülvizsgálata, és annak megállapítása, hogy mi az, amivel nem vagyunk elégedettek. Ezután lesz érdemes megkezdeni az új könyvelő keresését, aki rendelkezik a számunkra releváns és a vállalkozásunk működéséhez szükséges kompetenciákkal, valamint a megfelelő szakmai tapasztalattal.
Nagyon fontos, hogy mielőtt döntést hozunk, hasonlítsuk össze a különböző könyvelői ajánlatokat, beleértve a díjakat, a szolgáltatásokat, és a könyvelési rendszer rugalmasságát, ne ugorjunk bele az első kínálkozó lehetőségbe.
A könyvelés és a bérszámfejtés bizalmi munka. Ezért az, hogy egy új személy belelásson a vállalkozás hátterébe, mindenképpen le kell ülni és át kell beszélni az átadás átvételi folyamatot. A könyvelőnek látnia kell a szükséges intézkedéseket, és elkerülhetetlen egy alapos konzultáció, hogy felelősséget tudjon vállalni a cégedért.
Szerződésbontás
Miután megtaláltuk az új könyvelőt, gondoskodnunk kell a zökkenőmentes szerződésbontásról, mely talán a váltás lgnehezebb lépése. Egy meglévő, igen bizalmas kapcsolatot felbontani nem egyszerű feladat, azonban az adott helyzet senkinek sincs ínyére, hiszen a munka nem megfelelően került elvégzésre.
Azonban minden esetlegesen később érkező, korábbi időszakra is kiterjedő vizsgálattal kapcsolatban korábbi könyvelőnk fog tudni leginkább segíteni, ezért érdemes a váltás folyamatát diszkréten kezelni és ügyelni a jó viszony megtartására, hogy a jövőben is számítani tudjunk korábbi könyvelőnk támogatására.
Az új könyvelő első feladatai
Ezt követően biztosítanunk kell, hogy az új könyvelő át tudja venni a feladatokat. A korábbi anyagok átadását érdemes magunknak intéznünk, hiszen a könyvelés a vállalkozásunk egyik alapköve, mely számos bizalmas információt rejt magában. Számos tapasztalt, alapos könyvelőiroda a szerződésébe foglalja azokat a dokumentumokat, amelyeket szükségesnek vélnek beszerezni a korábbi könyvelőtől. Ha valami nem egyértelmű számunkra mindenképp kérdezzünk, hiszen ebben a helyzetben az a legfontosabb, hogy minden szükséges anyag hiánytalanul rendelkezésünkre álljon.
Dokumentumok
Hogy pontosan milyen dokumentumokra lehet szükség vállalkozásunkról a könyvelőváltás során, az természetesen minden esetben eltérő lehet, azonban összegyűjtöttünk egy listát a teljesség igénye nélkül:
Számvitelt érintő céges iratok
- Céges levelezések,
- Az utolsó cégkivonat, határozatok könyve, taggyűlési határozatok (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról),
- Végzett engedélyhez kötött tevékenységek engedélyei,
- Adóbejelentkezés, és ennek módosításai,
- Helyi iparűzési adó hatálya alá bejelentkezés, az ehhez tartozó módosítások,
- Bankszámlaszerződés, bankkapcsolatok, egyéb kapcsolati adatok,
- BKIK, egyéb kamarai bejelentkezés, és az ehhez tartozó adatmódosítások,
- Biztosítottak be- és kijelentése, ezzel kapcsolatos adatmódosítások.
- Fontosabb folyamatos szerződések, biztosítások,
- Teljességi nyilatkozatok könyveléstől, vezetőségtől (könyvvizsgálathoz), könyvvizsgálói jelentések,
- Ismert folyamatban lévő főkönyvön kívüli ügyek listája.
Számviteli dokumentációk
A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat) is beletartoznak az átadásba.
Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai
- Az előző évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában,
- Beszámolók, átsorolások leltárai (közzététel igazolása),
- Analitikus kimutatások,
- Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai,
- Átsorolások analitikája,
- Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum),
- Bevallások (költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (SzJA, KSH, stb.),
- Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok.
Tárgyévi dokumentumok
- Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum),
- Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok,
- Analitika,
- Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetéseket alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.),
- Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása),
- Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.
Pénzeszközökhöz kapcsolódó iratok
- Átvezetési számla egyenlegének levezetése,
- Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya,
- Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya,
- Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések,
- Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.
Saját tőkéhez kapcsolódó iratok
- Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota,
- Egyéb mozgások dokumentumai.
Ha a régi könyvelővel kötött szerződés erre külön nem téri ki, akkor érdemes tisztázni vele, hogy az utolsó könyvelési díj, illetve az könyvelési anyagok átadás-átvételével járó munkadíj a hiánytalan és teljes átadás-átvételi folyamatot követően jár, melynek végeztével megszűnik az együttműködés.
Az év melyik szakaszában a legcélszerűbb váltani?
Bár a könyvelőváltás időpontja semmilyen téren nincs szabályozva, elmonható, hogy a legcélszerűbb dátum erre a december 31 – január 1. Ebben az esetben a régi könyvelő rendezi az adott adóévet, megcsinálja róla a bevallásokat, mérleget, stb., az új könyvelő pedig január elsejével teljesen tiszta, új évet nyit.
Ha valamilyen oknál fogva (például egy súlyos könyvelési hiba miatt) év közben merül fel a váltás, akkor is érdemes az év minél korábbi időszakában intézni a folyamatot, hiszen a könyvelési anyag még kevesebb. Ha az év későbbi szakaszában kerül sor a váltásra, azzal magunknak extra kiadást, új szolgáltatónknak pedig extra munkát adunk, hiszen ahhoz, hogy felelősséggel tudja tovább vinni az aktuális adóév könyvelését, kellő alapossággal meg kell, hogy ismerje a korábbi könyvelő által készített, év eleji könyvelési anyagot. A legnagyobb probléma ebben az esetben az, hogy az új könyvelő nem fog tudni teljes felelősséget vállalni az adott adóévre, hiszen az első időszakot nem ő könyvelte.
Záró gondolatok
Bár a könyvelőváltás egy aprólékos és bonyolult procedúra, sok esetben elengedhetetlen a vállalkozásunk fejlődése érdekében. Ha úgy érezzük, szükséges a könyvelőváltás, nem kell megijedni, hiszen egy megbízható könyvelő az egész folyamatban végig mellettünk lesz, és segít abban, hogy kiigazodjunk a folyamat során felmerülő teendőkben és esetleges nehézségekben.
Ha könyvelőváltáson gondolkozol, bátran számíthatsz a Contsoft SSC szakértő munkatársaira!