Képzeljük el, hogy egy korábban egyeztetett ügyben sürgősen szükségünk van egy kimutatásra. A kapcsolattartónk szabadságon van. Vajon más is tudja, miben állapodtunk meg, melyik dokumentum a legfrissebb, és hol tart a feladat?

Ilyenkor válik igazán fontossá, hogyan szervezi meg a munkáját a könyvelőiroda. Nemcsak az számít, ki végzi a könyvelést, hanem az is, milyen szakmai háttér és munkarend segíti.

Az SSC-szemlélet ezt a szervezettséget helyezi előtérbe. Nem egy különleges könyvelési módszerről van szó, hanem arról, hogyan állnak össze az emberek, a feladatok és az információk egy működő szolgáltatássá.

Mit takar az SSC rövidítés?

Az SSC az angol Shared Service Center rövidítése, magyarul megosztott szolgáltató központ. A modell nagyobb vállalatoknál terjedt el: az egymáshoz kapcsolódó háttérfeladatokat közös szakmai háttérrel és egységesebb folyamatokkal szervezik meg.

Ez nem ugyanaz, mint a kiszervezés. A kiszervezés arról szól, hogy egy feladatot külső szolgáltatóra bíznak. Az SSC elsősorban azt írja le, hogyan szervezik meg a szolgáltatást, nem pedig azt, hogy külső vagy belső szereplő végzi-e.

Nem az elnevezés dönti el, milyen a szolgáltatás

Egy jó egyéni könyvelő vagy hagyományosan működő iroda is nyújthat kiváló, személyes és megbízható szolgáltatást. Sőt, az itt bemutatott elveket akkor is alkalmazhatja, ha soha nem használja az SSC kifejezést.

Önmagában a nagyobb csapat sem jelent jobb kiszolgálást. Ha a munkatársak nem osztják meg a szükséges információkat, több ember között is elakadhat egy ügy.

A különbséget ezért nem a névben érdemes keresni, hanem abban: mennyire követhető, átadható és összehangolt a munka?

Van kapcsolattartó, de nem egyetlen emberre épül minden

Térjünk vissza a szabadságon lévő kapcsolattartó példájához. Ha az ügy előzményeit csak ő ismeri, a kollégájának előbb össze kell gyűjtenie a levelezést, megkeresnie az iratokat, esetleg újra megkérdeznie az ügyfelet.

Más a helyzet, ha a megállapodások, az egyedi tudnivalók és a nyitott feladatok visszakereshetők. A megfelelően felkészített helyettes ilyenkor nem a nulláról indul.

Ehhez nem elég egy közös mappa. Szükség van naprakész feljegyzésekre, tudásmegosztásra és arra, hogy a munkatársak értsék az ügy előzményeit. A közös szakmai háttér azt is lehetővé teheti, hogy egy összetettebb kérdésben a kapcsolattartó bevonja a területen jártas kollégáját.

A cél tehát nem a személyes kapcsolat megszüntetése: van személyes kapcsolattartó, de mögötte szakmai rendszer és csapat áll.

Ez nem azt jelenti, hogy bárki bármilyen feladatot azonnal átvesz. A helyettesítés akkor működik, ha előre felkészülnek rá, és a szükséges tudás, hozzáférés, valamint kapacitás is rendelkezésre áll.

Egy változás több területet is érinthet

Vegyünk egy egyszerű példát: a vállalkozás béremelésről dönt. A változás megjelenik a bérszámfejtésben, hatással van a kapcsolódó adókra és járulékokra, a könyvelésre, valamint a cég bérköltségére.

Az ügyfél szempontjából ez egyetlen döntés. A háttérben mégis több feladat kapcsolódik hozzá.

Egy összehangolt működésben ezért az a cél, hogy a megfelelően átadott információ eljusson az érintett munkatársakhoz, és egyértelmű legyen, kinek mi a teendője. Ne a cégvezetőnek kelljen kiderítenie, hogy ugyanarról a változásról még kinek kell külön szólnia az irodán belül.

Hasonló a helyzet egy új gép vásárlásánál. A számla mellett fontos lehet a szerződés, a használat megkezdése és az esetleges finanszírozás is. Egy munkatárs az iratokat gyűjti össze, más a könyvelési vagy adózási kérdéseket tisztázza, a vezető pedig a vállalkozást érintő pénzügyi hatást szeretné látni.

Az SSC-szemlélet ezeket nem különálló dobozokként kezeli. A figyelem az egész ügy útjára irányul: honnan érkezik az információ, ki dolgozik vele, és mi lesz belőle a végén?

Egységes munkarend, nem egyforma ügyfelek

A standardizálás hétköznapi nyelven azt jelenti: az ismétlődő feladatokat előre kialakított, követhető rendben végezzük.

Világos, milyen adat mikor szükséges, ki dolgozza fel, hol történik ellenőrzés, és ki jelzi, ha valami hiányzik. Így kevésbé kell az emlékezetre hagyatkozni, és könnyebb észrevenni, ha egy feladat félbemaradt.

Tegyük fel, hogy egy beszerzésnél megérkezett a számla, de a hozzá kapcsolódó szerződés még hiányzik. Hasznos, ha nem pusztán valaki emlékszik erre, hanem rögzítve van, mi hiányzik, kitől várjuk, és melyik további lépéshez szükséges.

Ez a rend azonban nem jelenti azt, hogy minden vállalkozásnak ugyanazt a szolgáltatást vagy kimutatást kell kapnia.

Egy néhány fős szolgáltató cégnek más információkra lehet szüksége, mint egy több telephelyes kereskedőnek. Az alapfolyamat lehet közös, miközben a szolgáltatások köre, a költségek bontása és az egyeztetések rendje a vállalkozáshoz igazodik.

Egységes folyamat nem jelent egyforma ügyfeleket. A jó munkarendnek az egyedi helyzeteket is kezelnie kell, nem csak a megszokott eseteket.

Amit már átadtunk, ne kelljen háromszor elküldeni

Bosszantó helyzet, amikor egy szerződést már továbbítottunk, később mégis újra elkéri egy másik munkatárs, majd harmadszor is elő kell keresnünk.

Az összehangolt működés egyik kézzelfogható célja ennek csökkentése. Ha a megfelelő dokumentum már rendelkezésre áll, az ügyön dolgozó, hozzáférésre jogosult munkatárs lehetőleg abból dolgozzon. Ehhez az is fontos, hogy egyértelmű legyen: melyik a végleges, jóváhagyott változat. A párhuzamos munkavégzés és a széttagolt folyamatok csökkentése a megosztott szolgáltatási modell egyik lényegi törekvése.

Nem az a cél, hogy mindenki minden ügyféladatot lásson, hanem hogy az adott feladathoz szükséges információ a megfelelő emberhez jusson el.

Természetesen lehet indokolt az újabb megkeresés: módosult a szerződés, hiányzik egy melléklet, vagy új körülmény merült fel. A felesleges ismétlést érdemes elkerülni, nem a szükséges szakmai egyeztetést.

Az ügyfél oldalán is kell egyértelmű együttműködés: jelezni a változásokat, és az egyeztetett módon átadni az adatokat. A belső szervezettség nem helyettesíti a hiányzó információt.

A digitalizáció eszköz, nem önmagában eredmény

Attól még nem lesz modern a könyvelés, hogy a papírt PDF-ben küldjük el.

Az elektronikus dokumentumátadás akkor igazán hasznos, ha az irat rendezett folyamatba kerül: visszakereshető, a megfelelő ügyhöz kapcsolódik, ellenőrizhető, és adatai később más feladathoz is felhasználhatók.

Az automatizálás támogathatja ezt, de nem dönti el magától, ki felel egy hiányzó dokumentumért vagy egy tisztázandó kérdésért. Az SSC-szemléletben ezért a technológia a szervezett munkát segíti; nem helyettesíti a szakmai együttműködést. Az emberek, a folyamatok és a technológia összhangját az ACCA megosztott szolgáltatásokról szóló kutatása is hangsúlyozza.

Az összerendezett adatokból használható kimutatás készülhet

Ha a kapcsolódó feladatok és adatok összeérnek, könnyebb lehet áttekinteni például a költségek vagy a bérköltség alakulását, a vevői tartozásokat, a várható adófizetést és az eredményt. A könyvelésből készülő kimutatások a vállalkozás vezetését is támogathatják.

Ehhez nem feltétlenül hosszú elemzés kell. Előfordulhat, hogy egy vezetőnek egyetlen kérdésre van szüksége válaszra: mennyivel változott a havi bérköltség a létszámbővítés után?

A hasznos kimutatás feltétele, hogy a szükséges adatokat megfelelően feldolgozzák és egyeztessék. A jelentés tartalmát és gyakoriságát pedig érdemes előre tisztázni; ez sem jár automatikusan az SSC elnevezéssel.

Mikor lehet különösen hasznos ez a szemlélet?

Érdemes nagyobb figyelmet fordítani a szervezett háttérre, ha:

• Növekszik a vállalkozás: több munkavállaló, több telephely vagy több párhuzamos feladat jelenik meg.
• Sok a bizonylat és a változás: egyre nehezebb fejben tartani, melyik ügy hol tart.
• Több szolgáltatás kapcsolódik össze: könyvelést, bérügyvitelt, adózási és adminisztrációs támogatást is igénybe vesznek.
• Többen dolgoznak az ügyeken: fontos az információátadás és a felkészült helyettesítés.
• Rendszeres kimutatásokra van szükség: a vezető követhetőbb pénzügyi információt szeretne a működésről.

Nem önmagában a létszám alapján érdemes dönteni. Inkább azt célszerű megfigyelni, hol akad el az együttműködés, és hol kell túl gyakran a cégvezetőnek összekötnie az egyébként összetartozó feladatokat.

Mit nyerhet az ügyfél az SSC-szemlélettel?

• Személyes kapcsolattartó mellett szakmai csapatot a háttérben.
• Könnyebb helyettesítést és átadható ügyeket.
• Világosabb felelősségeket, követhető teendőket.
• Kevesebb ismételt adatbekérést és párhuzamos munkát.
• Összehangolt könyvelési, bérügyviteli és adózási feladatokat.
• A vállalkozáshoz igazodó, áttekinthetőbb pénzügyi információkat.

Az előnyök a munkafolyamatok tényleges kialakításától és a megállapodott szolgáltatásoktól függnek.

Mit jelent mindez a ContSoftnál?

A ContSoftnál a könyvelés mellett bérügyviteli, adózási és kapcsolódó adminisztrációs támogatást is nyújtunk. Az együttműködés része lehet az elektronikus dokumentumátadás, a digitális ügyviteli megoldások használata és a vállalkozás működését bemutató kimutatások készítése.

A szakmai hátteret könyvelőkből és asszisztensekből álló csapat adja, miközben az együttműködésben fontos szerepe marad a személyes kapcsolattartásnak is. Szolgáltatási szemléletünkben egyaránt fontos az egységes működés és az ügyfelek egyedi igényeinek figyelembevétele.

Az SSC-szemlélet ebben a könyvelőirodai környezetben nem egy klasszikus nagyvállalati központ másolatát jelenti. Az egymásra épülő feladatok szervezéséhez ad szempontokat: milyen szolgáltatásokra van szükség, hol kapcsolódnak egymáshoz, és hogyan illeszkedjen az együttműködés a vállalkozás működéséhez.

Az ügyfél számára végül ez a fontos: legyen kivel beszélnie, és az átadott ügyeknek legyen követhető folytatásuk.

Ha vállalkozásánál egyre több pénzügyi, bérügyi és adminisztrációs feladat kapcsolódik össze, érdemes átgondolni, hogy a jelenlegi működés mennyire követhető és mennyire függ egyetlen embertől. A ContSoftnál szívesen átbeszéljük, milyen együttműködési forma illeszkedhet az Ön vállalkozásához.