Hétfőn kilenckor érkezik az új kolléga. A számítógépét már előkészítettük, tudjuk, ki mutatja meg neki a feladatokat. Péntek délután viszont felmerül egy kérdés: a bérszámfejtőnek szólt már valaki?
A fizetésről beszéltünk, de a munkaidőt véglegesítettük? Megvannak az azonosító adatok? Ki intézi a bejelentést?
Ilyenkor nem feltétlenül sok feladat maradt hátra. Inkább az okoz gondot, hogy néhány fontos információ még külön embereknél van.
A belépéshez kétféle információt kell összerendezni: a munkavállalótól bekérhető adatokat és a munkáltató által tisztázandó foglalkoztatási feltételeket. Az előbbieket a dolgozó megadja. Az utóbbiakról a feleknek meg kell állapodniuk; ezeket a bérszámfejtő nem találhatja ki helyettük.
Ki mit intéz új munkavállaló felvételekor?
A feladatok megosztása könnyebben átlátható, ha már a belépés előtt tisztázzuk, honnan érkezik az információ, és ki végzi el a következő lépést.
| Feladat / információ | Ki adja meg vagy intézi? |
|---|---|
| Kezdőnap, munkakör, munkaidő és bruttó bér | A munkáltató és a munkavállaló megállapodása alapján kell tisztázni; a végleges feltételeket a munkáltató adja át. |
| Adóazonosító, TAJ és szükséges személyes adatok | A munkavállaló adja meg, a bejelentéshez szükséges adatokat a munkáltató ellenőrzi és továbbítja. |
| Írásbeli munkaszerződés | A munkáltató gondoskodik az írásba foglalásról; a munkáltató és a munkavállaló köti meg. |
| 08E-bejelentés, ha biztosítotti bejelentés szükséges | A munkáltató vagy jogosult képviselője nyújtja be. Előre tisztázzuk, ki intézi, és ki ellenőrzi a visszaigazolást. |
| Adókedvezményekhez szükséges nyilatkozatok | A munkavállaló teszi meg, amikor szükséges; a munkáltató gondoskodik arról, hogy a számfejtéshez eljusson. Egyes kedvezmények automatikusak. |
| Jelenlét, távollét, túlóra, jutalom és változások | Az adatokat a munkáltató gyűjti össze és az egyeztetett határidőig továbbítja. |
| Az első bérszámfejtés elkészítése | A munkáltatónál kijelölt bérszámfejtő vagy a megbízott szolgáltató végzi, a megfelelően átadott adatok alapján. |
A táblázat általános munkaszervezési segítség. A konkrét feladatmegosztást a munkáltató és a bérszámfejtő előre egyeztesse; a megbízás önmagában nem szünteti meg a munkáltató jogszabályi kötelezettségeit.
1. Amikor eldől, hogy felvesszük a munkavállalót
Az első jelzéssel ne várjuk meg az utolsó dokumentum beérkezését. Már a felvételi döntés után érdemes jelezni a tervezett kezdést, és egyeztetni, milyen adatokat, milyen formában vár a bérszámfejtő.
Először a kezdőnapot, a munkakört és a tényleges feladatokat tisztázzuk. Egy általános pozíciónév mellé hasznos lehet néhány mondat arról, mit fog végezni a kolléga: ez segít a megfelelő foglalkozáskód, vagyis a FEOR tisztázásában is.
Ezután következzen a napi és heti munkaidő, a teljes vagy részmunkaidős foglalkoztatás, a munkavégzés helye és a tervezett munkarend. A bérnél legyen egyértelmű a bruttó alapbér összege és az, hogy havi bérről vagy órabérről beszélünk. A külön juttatásokat, pótlékokat, költségtérítéseket is jelezzük.
Tisztázni kell továbbá a határozott vagy határozatlan időtartamot, valamint az esetleges próbaidőt. Ezek azonban nem mind azonos jogi kategóriák: a munkaszerződésben az alapbérben és a munkakörben kötelező megállapodni; eltérő megállapodás nélkül a munkaviszony határozatlan időre, általános teljes napi munkaidőre jön létre. Próbaidő csak kikötés esetén van. Nemzeti Jogszabálytár
„A fizetésben megegyeztünk, de napi hat vagy nyolc óráról beszéltünk?”
A bérszámfejtő kap egy havi összeget, de nem tudja, milyen munkaidő tartozik hozzá. Nem helyes találgatással hatórás foglalkoztatást rögzíteni: ehhez megfelelő megállapodás kell. A felek pontosítsák a feltételeket, majd ugyanaz az információ kerüljön a szerződésbe és a bérszámfejtéshez. Az általános teljes napi munkaidő törvényi alapértelmezése nem helyettesíti ezt az egyeztetést. Nemzeti Jogszabálytár
2. A munkakezdés előtt: adatok, iratok és bejelentés
A belépőcsomagnál érdemes különválasztani a jogszabályi kötelezettségekhez szükséges adatokat, az egyedi helyzettől függő iratokat és a saját munkaszervezési megoldásainkat.
A biztosítotti bejelentéshez szükséges adatok
Az általános, biztosítással járó munkaviszony bejelentéséhez szükséges munkavállalói adatok:
- viselt név és születési név;
- anyja neve;
- születési hely és idő, állampolgárság; külföldi születésnél a születési ország;
- adóazonosító jel és TAJ-szám.
A munkáltatói oldalról a jogviszony kezdete, jellege, a megfelelő foglalkozáskód és a heti munkaidő is szükséges. Határozott időnél a bejelentéshez a befejező időpontot is tisztázni kell. NAV
További, az adott helyzettől függő adatok és dokumentumok
Átutalásos bérfizetésnél kérjük el a munkavállaló által megjelölt fizetési számla számát. Készpénzes bérfizetéshez a felek írásbeli megállapodása szükséges. Nemzeti Jogszabálytár
Korábbi munkaviszony esetén érdemes elkérni a foglalkoztatási igazolást, amely többek között a korábbi jövedelmi és levonási adatok tisztázásában segíthet. A tartozásigazolás ettől külön kérdés: annak bekérését a munkáltató számára jogszabály írja elő, a munkavállalónak pedig a munkába lépés előtt át kell adnia. Ha nincs ilyen igazolása, erről a munkaviszony létesítése előtt nyilatkoznia kell. Ezért nem csak akkor fontos foglalkozni vele, ha a dolgozó szóban letiltást említ. NFSZ Munka Jogszabály
Kedvezmény igénybevételénél az adott kedvezményhez szükséges nyilatkozatokra és adatokra lehet szükség. Ezek részleteit az első számfejtés előtt érdemes rendezni.
Saját jogú nyugdíjas vagy külföldi biztosítással érintett munkavállalónál már az előkészítéskor jelezzük a körülményt. A biztosítotti státuszt és a szükséges iratok körét külön kell tisztázni; nem minden munkaviszony jelent azonos bejelentési kötelezettséget. Nemzeti Jogszabálytár
Egy régi belépőlista könnyen félrevezethet: 2026. január 1-jétől megszűnt a papíralapú TB-kiskönyv vezetési kötelezettsége. A korábbi füzetet a dolgozó őrizze meg, de ne szerepeljen automatikusan az új belépők kötelező iratlistáján. Magyar Államkincstár
Ami jó munkaszervezés, de nem önálló jogszabályi előírás
Használjunk egységes belépő adatlapot. Ezen a lakcímadatok és az ügyintézéshez egyeztetett elérhetőség is rendezhető. A bérszámfejtő kapja meg a végleges foglalkoztatási feltételeket, illetve a megállapodás szerint a szerződés másolatát.
A hiányzó irat mellé mindig írjuk oda, ki és mikorra pótolja. Ez többet segít, mint egy olyan üzenet, hogy „a többit majd küldjük”.
Az adatokat egyeztetett, megfelelően védett csatornán továbbítsuk. A szükséges adatok összegyűjtése nem jelenti azt, hogy minden okmány teljes másolatát automatikusan tovább kell küldeni.
Mikorra kell megtörténnie a bejelentésnek?
Az új biztosítási jogviszonyt a munkavégzés megkezdése előtt, legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján kell bejelenteni. Hétfői jogviszonykezdet és hétfő reggel kilences munkába állás esetén tehát nem hétfő estig van idő. NAV
A 2026-ban alkalmazandó adatlap a 08E, amely a korábbi T1041-et váltotta fel. A bejelentés az Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazásban, az ONYA-ban is intézhető. NAV
Munkaszervezési ajánlásként érdemes legalább 2–3 munkanappal korábbi adatátadással tervezni, a bérszámfejtővel egyeztetve. Ez nem törvényi határidő, hanem idő az ellenőrzésre és a hiányok pótlására.
Beszéljük meg azt is, ki nyújtja be a bejelentést, és ki ellenőrzi a visszaigazolásokat. Az elküldött e-mail önmagában még nem elintézett bejelentés.
„Holnap kezd, de még nincs minden adata”
Nem mindegy, mi hiányzik. A bankszámlaszám nem biztosítotti bejelentési adat; a hiányzó TAJ viszont hibás bejelentést eredményez. Ha adóazonosító jelet még nem állapítottak meg, annak megképzése a 08E-n is kérhető. Ez külön eljárási lehetőség, nem egyszerűen egy rovat üresen hagyása. NAV
Azonnal jelezzük a konkrét hiányt. Ha a jogszerű kezdés nem biztosítható, még a munkavégzés előtt egyeztessünk a kezdőnap közös módosításáról. Ne az legyen a terv, hogy előbb dolgozik, az adminisztráció pedig majd utoléri.
3. Az első munkanapon: mi maradhat ekkorra?
A munkakezdéskor az írásos munkaszerződésnek már rendelkezésre kell állnia, a szükséges biztosítotti bejelentésnek pedig meg kell előznie a munkavégzést. Az első nap nem ezek utólagos rendezésére szolgál. Nemzeti Jogszabálytár
Ekkor átadhatjuk a munkáltatói tájékoztatást, és megmutathatjuk, hogyan kell jelezni a távollétet, illetve kivel kell egyeztetni bérügyben. A munkáltató írásbeli tájékoztatására főszabály szerint a munkaviszony kezdetétől számított hét nap áll rendelkezésre. Ez nem jelent hétnapos haladékot a munkaszerződésre vagy a bejelentésre. Nemzeti Jogszabálytár
A bérügyviteli előkészítés nem helyettesíti az adott munkakör egyéb belépési feltételeinek rendezését. Ha jogszabály vagy munkáltatói döntés alapján munkaköri alkalmassági vizsgálat szükséges, azt a munkába lépés előtt kell biztosítani. Nemzeti Jogszabálytár
4. Az első bérszámfejtés előtt: nyilatkozatok és tényleges havi adatok
A belépési adatok mellé időben adjuk át a munkavégzés és a távollétek nyilvántartását, valamint a számfejtést érintő információkat: például a túlórát, jutalmat, költségtérítést vagy időközbeni változást. Ne feltételezzük, hogy a bérszámfejtő egy vezető és a dolgozó közötti új megállapodásról automatikusan értesült.
„A dolgozó szerint jár neki valamilyen adókedvezmény”
Először tisztázzuk, melyik kedvezményről van szó. Családi kedvezménynél például a jogosultság, az érintett gyermekek adatai és a közös érvényesítés módja is számíthat. A szükséges nyilatkozatot ne helyettesítsük szóbeli feltételezéssel. Nemzeti Jogszabálytár
Adóelőleg-nyilatkozat papíron vagy elektronikusan, az ONYA-ban is tehető. Az online nyilatkozatot a NAV továbbítja a megjelölt foglalkoztatónak; nem szükséges külön kinyomtatni. A munkáltatón belül azonban legyen tisztázott, hogyan jut el a számfejtéshez. NAV
A nyilatkozatnak a kifizetés előtt rendelkezésre kell állnia; a feldolgozás érdekében célszerű már az egyeztetett számfejtési határidőig rendezni. A tartalmát érintő változásnál főszabály szerint haladéktalanul új nyilatkozat szükséges. Nemzeti Jogszabálytár
Nem minden kedvezményhez kell igénylő nyilatkozat: a 25 év alattiak kedvezményét a munkáltató a jogosultsági hónapokban automatikusan figyelembe veszi, kivéve, ha a fiatal részleges vagy teljes mellőzést kér. Több egyidejű munkáltatónál erre az értékhatár miatt külön figyelni kell. NAV
4 tipikus hiba új munkavállaló felvételekor
- A jelzés összecsúszik a munkakezdéssel. Már nincs idő ellenőrizni, hiányt pótolni vagy hibás adatot javítani.
- Csak egy bérösszeg érkezik. Hiányzik mellőle a munkaidő, a bérezés egysége vagy a megállapodás más fontos részlete.
- A hiányzó dokumentumnak nincs felelőse. Mindenki azt gondolja, hogy valaki más már bekérte.
- A változásról nem derül ki, mikortól érvényes. A „mostantól hatórás” üzenet helyett pontos dátumra és rendezett megállapodásra van szükség.
Mit ne csináljunk?
Ne a munkakezdés után szóljunk először. Ne találgassunk azonosító adatokat vagy megállapodási feltételeket. És ne tekintsük a „küldtem róla egy üzenetet” állapotot annak bizonyítékaként, hogy az ügyet már el is intézték.
Új munkavállaló érkezik – ezt nézze végig a munkáltató
- ☐ Pontosítottuk a kezdőnapot, a munkakört és a munkavégzés helyét.
- ☐ Megállapodtunk a munkaidőben, a bruttó alapbérben, az időtartamban és az esetleges próbaidőben.
- ☐ Összegyűjtöttük és ellenőriztük a szükséges munkavállalói adatokat.
- ☐ Rendeztük a korábbi foglalkoztatáshoz kapcsolódó igazolásokat; a hiányokat külön jeleztük.
- ☐ A bérszámfejtő megkapta a végleges feltételeket, és tudjuk, ki intézi a bejelentést.
- ☐ Munkakezdés előtt ellenőrizzük az írásos szerződést és a szükséges bejelentés teljesítését.
- ☐ Tisztáztuk a bérfizetés módját és az esetleges kedvezménynyilatkozatokat.
- ☐ Tudjuk, ki és mikorra továbbítja az első számfejtéshez a havi adatokat és a változásokat.
Egyeztessünk még a kezdés előtt
Új munkavállaló érkezik a vállalkozásához? Érdemes már a munkakezdés előtt egyeztetni a bérszámfejtővel, hogy minden szükséges adat, dokumentum és megállapodás időben rendelkezésre álljon.
A ContSoft bérügyviteli szolgáltatásai keretében a munkavállalók bejelentésével és bérszámfejtésével kapcsolatos feladatokban is segítséget nyújtunk. Bérügyviteli szolgáltatásaink Egy időben elindított egyeztetéssel sok utólagos kapkodás elkerülhető.
Jogszabályi háttér és hivatalos források
- Munkaszerződés, munkáltatói tájékoztatás: 2012. évi I. törvény, különösen 44–46. §, 51. § (4), 158. §. Forrás
- Biztosítotti státusz: 2019. évi CXXII. törvény, különösen 4. § 11. pont és 6. §. Forrás
- Bejelentés, határidő, 08E: 2017. évi CL. törvény 1. melléklet 3. pont (3.1., 3.8.); a NAV 08E adatlapja és kitöltési útmutatója. Forrás
- Korábbi munkaviszonyhoz kapcsolódó igazolások: Foglalkoztatási igazolás: 1991. évi IV. törvény 36/A. §; tartozásigazolás: 1994. évi LIII. törvény 78. §. Forrás
- Adóelőleg-nyilatkozatok és kedvezmények: 1995. évi CXVII. törvény 48. § és 29/F. §; kapcsolódó NAV-tájékoztatók. Forrás
- A papíralapú TB-kiskönyv vezetésének megszűnése: Magyar Államkincstár: TB-kiskönyv, 2026. január 1-jétől. Forrás
Ellenőrzés dátuma: 2026. október 15.
A cikk általános tájékoztatás. Saját jogú nyugdíjas foglalkoztatása, külföldi biztosítás vagy más különleges foglalkoztatási helyzet esetén egyedi szakmai egyeztetés szükséges.